Geleneksel iş yönetimi araçları "işin nerede olduğunu" sorar: Hangi projede? Hangi aşamada? Hangi listede? Oysa asıl sorulması gereken soru "iş kimde?" sorusudur. Çünkü bir işin hangi aşamada olduğu değil, hangi kişinin üzerinde beklediği, onun akıbetini belirler.
Düşünelim: Bir iş "In Progress" sütununda görünüyor. Ama o iş aslında Ahmet'te bekliyor. Ahmet de işi iki gün önce Ayşe'ye gönderdiğini düşünüyor. Kanban panosu işin "In Progress"te olduğunu söyler ama gerçekte iş kime ait, belli değildir. İşte bu belirsizlik, ekiplerdeki en büyük verimlilik kaybının kaynağıdır. Taskdop'un tüm tasarımı, bu "kimde" sorusuna net bir cevap vermek üzerine kuruludur.
Taskdop'ta bir işe baktığınızda göreceğiniz ilk şey, işin şu anki sahibidir. İkinci olarak, o kişide ne kadar süredir beklediğini görürsünüz. Bu iki bilgi, bir işin durumu hakkında size bir aşama etiketinden çok daha fazlasını söyler. Eğer bir iş 5 gündür aynı kişide bekliyorsa, sorun işin kendisinde değil, o kişinin iş yükünde ya da önceliklendirmesindedir. Bu içgörü, yöneticilere müdahale etmeleri gereken noktayı gösterir.
"Kimde" bilgisinin bir diğer önemli yönü, hesap verebilirliktir. Bir iş bir kişiye gönderildiğinde ve o kişi kabul ettiğinde, işin o anki sahibi bellidir. İş gecikirse, kime gidileceği nettir. Bu netlik, ekip içinde "ben yapmadım" mazeretlerini ortadan kaldırır. Herkes, üzerindeki işlerden sorumlu olduğunu bilir. Bu da bireysel sorumluluk bilincini artırır.
Taskdop'un timeline özelliği, bir işin kimden kime geçtiğini baştan sona kaydeder. Bu geçmiş kaydı, sadece denetim için değil, aynı zamanda ekip içi süreç iyileştirme için de değerlidir. Hangi kişilerin üzerinde işlerin biriktiği, hangi geçişlerin sorun yarattığı gibi bilgiler, ekibin iş akışını optimize etmesine yardımcı olur.
Özet
İşin nerede olduğu değil, kimde olduğu önemlidir. Taskdop, her görevin bir sahibi olmasını ve bu sahipliğin herkes tarafından görülebilmesini sağlar.