إنها جملة تُسمع في كل مكتب: "ماذا حدث لتلك المهمة؟" المهام المفقودة في سلاسل البريد الإلكتروني، المنسية في الاجتماعات، المنتظرة في صناديق الرسائل... في الواقع، المهام لا تختفي من تلقاء نفسها. هناك أسباب محددة ومتكررة وراء ذلك.
1. مسؤولية غير واضحة
إذا لم يكن من الواضح الجهة التي تنتمي إليها المهمة، يفترض الجميع أن شخصًا آخر سيقوم بها. هذا هو السبب الجذري للحجج "اعتقدت أنك تفعل ذلك" في مجموعات البريد الإلكتروني. يضمن نموذج التسليم الخاص بـ Taskdop أن يكون لكل مهمة مالك. عندما يتم إرسال مهمة إلى شخص ما، فإنها تبقى لدى المرسل حتى يقبلها المستلم. لا يتم ترك أي مهمة على الإطلاق "بدون مالك".
2. فوضى قناة الاتصال
تصل المهمة عبر البريد الإلكتروني، وتتم مناقشتها على Slack، ويتم اتخاذ قرار بشأنها في اجتماع، ثم يتم نسيانها. تفقد المهام أثرها عند التبديل بين قنوات الاتصال. يقوم Taskdop بدمج سير العمل بالكامل على منصة واحدة. من أين أتت المهمة ومن قام بها ومتى تم إكمالها يكون مرئيًا للجميع. تسجل ميزة المخطط الزمني الرحلة الكاملة للمهمة من البداية إلى النهاية.
3. عبء العمل غير المرئي
لا أحد يعرف حقًا عدد المهام التي يقوم بها الشخص. يبدو أن هذا الشخص "مشغول" ولكن السبب غير واضح. تتم إضافة المهام الجديدة بينما تستمر المهام القديمة في الانتظار. تعرض لوحة إدارة Taskdop عدد المهام النشطة لكل عضو في الفريق والعنصر الأطول انتظارًا. وهذا يجعل توزيع عبء العمل مرئيًا.
4. عدم وجود عادات التتبع
بدلاً من التساؤل "أتساءل عما إذا كان الأمر قد تم؟" بعد إرسال المهمة، يجب أن يذكرك النظام. الذاكرة البشرية ليست أداة تتبع موثوقة. يُظهر نظام التذكير الخاص بـ Taskdop المدة التي استغرقتها المهمة في الانتظار ويرسل تذكيرات تلقائية عند الحاجة. نظرًا لأن وقت الانتظار مرئي على كل شاشة، فلن يفوتك مرور أيام على مهمة ما.
5. قطع الاتصال أثناء عملية التسليم
عندما يغادر شخص ما الشركة أو يذهب في إجازة، غالبًا ما تضيع مهامه. ليس من الواضح من الذي تولى المهمة. في Taskdop، يمكن إعادة توجيه المهمة إلى شخص آخر مع ملاحظة إضافية. تعتبر المذكرة إلزامية أثناء التسليم، لذا فإن الشخص الذي يتولى المهمة يفهم السياق على الفور.
6. الوهم "المكتمل".
تتم مناقشة المهمة، ويتم العثور على حل، لكنه لا يكتمل بشكل رسمي أبدًا. يعتقد الجميع أن الأمر قد تم، لكن السجلات لا تزال تظهر "قيد التقدم". يضمن Taskdop إغلاق المهمة فقط عند وضع علامة مكتملة عليها رسميًا. وهذا يزيل "الوهم الكامل" ويبقي الفريق بأكمله يعمل من نفس الواقع.
ملخص
لا تضيع المهام، بل لا يمكن تعقبها. تم تصميم Taskdop للقضاء على جميع العوامل التي تسبب فقدان المهام، بدءًا من المسؤولية غير الواضحة وحتى فوضى الاتصالات. من لديه المهمة، ومدة الانتظار، وسبب توقفها، يكون مرئيًا دائمًا.