السؤال الذي لا غنى عنه في الاجتماعات الأسبوعية: "ماذا حدث لتلك المهمة؟" هذا السؤال هو في الواقع أكبر علامة على وجود خطأ ما في نظامك. إذا تم تتبع المهام بشكل صحيح، فلن يحتاج أحد إلى طرحها.
إن تكرار هذا السؤال له تكلفتان كبيرتان. أولا، يتم إهدار الطاقة العقلية للسائل. إذا كان المدير يقضي ما بين 15 إلى 20 دقيقة يوميًا في تعقب إجابات "ماذا حدث"، فهذا يعني خسارة أكثر من 80 ساعة سنويًا. ثانياً، يخلق ضغطاً على الشخص المطلوب. كل سؤال "ماذا حدث" يخلق شعوراً بأنهم "يراقبونني". وهذا يؤدي تدريجياً إلى تآكل ثقة الفريق.
يحل Taskdop هذه المشكلة في جوهرها. كل مهمة لها مالك وحالتها مرئية للجميع. يتم عرض وقت الانتظار بوضوح على كل بطاقة مهمة. إذا مرت 3 أيام على مهمة ما، فلا يحتاج أحد إلى السؤال "أتساءل ماذا حدث؟"؛ يمكن للجميع رؤيته. علاوة على ذلك، يقوم نظام التذكير بأتمتة السؤال. إذا كانت المهمة تنتظر لفترة معينة، يرسل النظام تذكيرًا تلقائيًا. يعتبر هذا التذكير أكثر فعالية بكثير من سؤال "ماذا حدث" لأنه يشير إلى مهمة محددة.
الحل في الواقع بسيط جدًا: لمن تنتمي كل مهمة، ومدة الانتظار، والمرحلة التي وصلت إليها، يجب أن تكون مرئية للجميع. عندما تكون هذه المعلومات مرئية، فإن السؤال "ماذا حدث لهذه المهمة؟" يصبح التاريخ. لا تحتاج إلى برامج باهظة الثمن أو نظام معقد. مجرد سجل تسليم لكل مهمة يكفي.
ملخص
يعد سؤال "ماذا حدث" علامة على أن نظام التتبع الخاص بك لا يعمل. باستخدام Taskdop، يمكن للجميع رؤية حالة كل مهمة، مما يلغي الحاجة إلى السؤال.