Haftalık toplantıların vazgeçilmez sorusu: "Şu iş ne oldu?" Bu soru, aslında sistemde bir sorun olduğunun en büyük işaretidir. İşler doğru takip edilseydi, kimsenin bu soruyu sormasına gerek kalmazdı.
Bu sorunun sürekli tekrarlanmasının iki önemli maliyeti vardır. Birincisi, soruyu soran kişinin zihinsel enerjisi boşa harcanır. Bir yönetici günde ortalama 15-20 dakikasını "şu iş ne oldu" sorularına cevap arayarak geçiriyorsa, bu yılda 80 saatin üzerinde bir kayıp demektir. İkincisi, soru sorulan kişi üzerinde baskı oluşturur. Her "ne oldu" sorusu, karşı tarafta "beni takip ediyorlar" hissi yaratır. Bu da ekip içi güveni zamanla aşındırır.
Taskdop bu sorunu temelden çözer. Her görevin bir sahibi vardır ve görevin durumu herkes tarafından görülebilir. Bekleme süresi, her görev kartında açıkça yazılıdır. Bir işin üzerinden 3 gün geçtiyse, kimsenin "acaba ne oldu?" diye sormasına gerek yoktur; herkes görebilir. Üstelik dürtme sistemi, soru sormayı otomatikleştirir. Bir iş belirli bir süredir bekliyorsa, sistem otomatik olarak bir hatırlatma gönderir. Bu hatırlatma, "ne oldu" sorusundan çok daha etkilidir çünkü somut bir işe referans verir.
Çözüm aslında çok basit: Her işin kime ait olduğu, ne kadar süredir beklediği ve hangi aşamada olduğu herkes tarafından görülebilir olmalı. Bu bilgiler görünür olduğunda "Ne oldu bu iş?" sorusu tarihe karışır. Bunun için pahalı bir yazılıma, karmaşık bir sisteme gerek yok. Sadece her işin bir paslaşma kaydı olması, yeter.
Özet
"Ne oldu" sorusu, takip sisteminizin çalışmadığının göstergesidir. Taskdop ile herkes her görevin durumunu görebildiği için bu soruyu sorma ihtiyacı ortadan kalkar.