Wie kann man aufhören zu fragen: „Was ist mit dieser Aufgabe passiert?“

Die unverzichtbare Frage wöchentlicher Meetings: „Was ist mit dieser Aufgabe passiert?“ Diese Frage ist tatsächlich das größte Anzeichen dafür, dass mit Ihrem System etwas nicht stimmt. Wenn Aufgaben ordnungsgemäß verfolgt würden, müsste niemand danach fragen.

Die Wiederholung dieser Frage hat zwei erhebliche Kosten zur Folge. Erstens wird die mentale Energie des Fragestellers verschwendet. Wenn ein Manager täglich 15 bis 20 Minuten damit verbringt, Antworten auf „Was ist passiert“ herauszufinden, sind das über 80 verlorene Stunden pro Jahr. Zweitens erzeugt es Druck auf die Person, die gefragt wird. Jede „Was ist passiert?“-Frage erzeugt ein Gefühl von „Sie beobachten mich.“ Dies untergräbt allmählich das Vertrauen im Team.

Taskdop löst dieses Problem im Kern. Jede Aufgabe hat einen Besitzer und ihr Status ist für jeden sichtbar. Die Wartezeit wird auf jeder Aufgabenkarte deutlich angezeigt. Wenn für eine Aufgabe 3 Tage vergangen sind, muss niemand mehr fragen: „Ich frage mich, was passiert ist?“; Jeder kann es sehen. Darüber hinaus automatisiert das Nudge-System das Nachfragen. Wenn eine Aufgabe eine bestimmte Zeit gewartet hat, sendet das System automatisch eine Erinnerung. Diese Erinnerung ist weitaus effektiver als eine „Was ist passiert?“-Frage, da sie sich auf eine konkrete Aufgabe bezieht.

Die Lösung ist eigentlich einfach: Für alle sollte sichtbar sein, wem eine Aufgabe gehört, wie lange sie wartet und in welcher Phase sie sich befindet. Wenn diese Informationen sichtbar sind, wird die Frage „Was ist mit dieser Aufgabe passiert?“ zur Vergangenheit. Teure Software oder ein komplexes System sind nicht nötig; ein Übergabeprotokoll für jede Aufgabe genügt.