Как перестать спрашивать: «Что случилось с этой задачей?»

Обязательный вопрос еженедельных встреч: «Что случилось с этой задачей?» На самом деле этот вопрос является самым большим признаком того, что с вашей системой что-то не так. Если бы задачи отслеживались должным образом, никому не нужно было бы об этом спрашивать.

Повторение этого вопроса имеет две существенные издержки. Во-первых, умственная энергия спрашивающего тратится впустую. Если менеджер тратит 15-20 минут в день на поиск ответов на вопросы «что произошло», это теряет более 80 часов в год. Во-вторых, это создает давление на человека, которого спрашивают. Каждый вопрос «что случилось» создает ощущение, что «они наблюдают за мной». Это постепенно подрывает доверие в команде.

Taskdop решает эту проблему по своей сути. У каждой задачи есть владелец, и ее статус виден всем. Время ожидания четко отображается на каждой карточке задачи. Если на выполнение задачи прошло 3 дня, никому не нужно спрашивать «Интересно, что случилось?»; каждый может это увидеть. Более того, система напоминания автоматизирует вопросы. Если задача ожидает определенное время, система автоматически отправляет напоминание. Это напоминание гораздо более эффективно, чем вопрос «что случилось», поскольку оно относится к конкретной задаче.

Решение на самом деле довольно простое: кому принадлежит каждая задача, как долго она ожидает и на каком этапе она находится, должно быть видно всем. Когда эта информация видна, вопрос «Что случилось с этой задачей?» становится историей. Вам не нужно дорогое программное обеспечение или сложная система. Достаточно просто записи передачи для каждой задачи.