Comment arrêter de demander « Qu'est-il arrivé à cette tâche ? »

La question indispensable des réunions hebdomadaires : « Qu'est-il arrivé à cette tâche ? Cette question est en fait le signe le plus important que quelque chose ne va pas avec votre système. Si les tâches étaient correctement suivies, personne n’aurait besoin de le demander.

Répéter cette question entraîne deux coûts importants. Premièrement, l’énergie mentale du demandeur est gaspillée. Si un manager passe 15 à 20 minutes par jour à rechercher des réponses à « ce qui s’est passé », cela représente plus de 80 heures perdues par an. Deuxièmement, cela crée une pression sur la personne interrogée. Chaque question « que s'est-il passé » crée le sentiment de « ils me regardent ». Cela érode progressivement la confiance de l’équipe.

Taskdop résout ce problème à la base. Chaque tâche a un propriétaire et son statut est visible par tous. Le temps d'attente est clairement affiché sur chaque fiche de tâche. Si 3 jours se sont écoulés sur une tâche, personne n'a besoin de demander « Je me demande ce qui s'est passé ? » ; tout le monde peut le voir. De plus, le système de relance automatise les demandes. Si une tâche est en attente depuis un certain temps, le système envoie automatiquement un rappel. Ce rappel est bien plus efficace qu'une question « que s'est-il passé » car il fait référence à une tâche concrète.

La solution est en fait assez simple : à qui appartient chaque tâche, depuis combien de temps elle attend et à quelle étape elle se trouve doivent être visibles par tout le monde. Lorsque cette information est visible, la question « Qu'est-il arrivé à cette tâche ? devient l'histoire. Vous n'avez pas besoin de logiciels coûteux ou d'un système complexe. Un simple enregistrement de transfert pour chaque tâche suffit.