3 kritische Probleme der Aufgabenverfolgung in Remote-Teams

Remote-Arbeit macht die Aufgabenverfolgung von Natur aus komplexer. Im Büro können Sie an einen Schreibtisch gehen und fragen: „Was ist mit dieser Aufgabe passiert?“ Aus der Ferne führt diese einfache Frage zu einer Slack-Nachricht, einem E-Mail-Thread und manchmal zu einer wochenlangen Wartezeit. Hier sind drei kritische Probleme der Aufgabenverfolgung in Remote-Teams und ihre Lösungen.

1. Mangelnde Synchronisierung

Bei der Remote-Arbeit arbeitet jeder zu unterschiedlichen Zeiten und in unterschiedlichem Tempo. Eine Person sendet um 8 Uhr morgens eine Aufgabe, die andere prüft sie erst am Nachmittag. Dadurch bleibt die Aufgabe „in der Schwebe“. Der Absender glaubt, sie sei gesendet, der Empfänger hat sie aber noch nicht gesehen. Diese fehlende Synchronisierung verursacht erhebliche Verzögerungen, besonders bei Aufgaben, die schnelles Handeln erfordern. In Taskdop bleibt eine gesendete Aufgabe beim Absender, bis der Empfänger sie annimmt. So bleiben Aufgaben nicht unbemerkt. Da die Wartezeit für alle sichtbar ist, werden Synchronisierungsprobleme automatisch erfasst.

2. Unsichtbare Arbeitsbelastung

Im Büro kann man beobachten, wie beschäftigt jemand ist. Das erkennt man an den Papierstapeln auf ihrem Schreibtisch, ihrem müden Aussehen und ihren aufeinanderfolgenden Besprechungen. Aus der Ferne verschwinden alle diese visuellen Hinweise. Eine Person kann 10 Aufgaben haben oder keine – der einzige Weg, dies herauszufinden, besteht darin, nachzufragen. In der Teamansicht von Taskdop werden die Anzahl der aktiven Aufgaben jedes Mitglieds und sein am längsten ausstehendes Element aufgeführt. So sehen Manager auf einen Blick, wer überlastet und wer frei ist. Diese Informationen sind für eine gerechte Aufgabenverteilung von entscheidender Bedeutung.

3. Kommunikationsverzögerung und Kontextverlust

Remote-Arbeit ist stark auf schriftliche Nachrichten angewiesen. Sie schreiben auf Slack, um eine Aufgabe zu besprechen, warten auf eine Antwort und dann verschwindet die Konversation. Der Kontext der Aufgabe geht zwischen Nachrichten verloren. Wenn einen Monat später bei derselben Aufgabe ein Problem auftritt, erinnert sich niemand mehr daran, was besprochen wurde. Die Zeitleistenfunktion von Taskdop konsolidiert die gesamte Kommunikation und Aktionen im Zusammenhang mit jeder Aufgabe an einem Ort. Jeder Kommentar, jede Übergabe, jeder Anstoß – alles wird in der Timeline aufgezeichnet. Sogar ein neues Teammitglied kann den vollständigen Verlauf einer Aufgabe verstehen, indem es die Zeitleiste liest.