Por qué el seguimiento de tareas de correo electrónico deja de funcionar después de 5 personas

Si sois un equipo pequeño, el correo electrónico funciona. Envías un correo electrónico diciendo "¿Puedes hacer esto?", ellos dicen "está bien" y la tarea se realiza. Pero cuando el equipo supera las 5 personas y todos envían correos electrónicos a todos simultáneamente, las tareas comienzan a desaparecer.

El primer problema con el seguimiento de tareas de correo electrónico es la falta de visibilidad. Sólo el remitente y el destinatario saben a quién se envió una tarea. Otros miembros del equipo no tienen idea al respecto. Alguien podría enviar la misma tarea a otra persona, o dos personas podrían empezar a trabajar en la misma tarea en paralelo. El segundo problema es la pérdida de contexto. Comprender el historial de una tarea en un hilo de correo electrónico a veces requiere leer entre 30 y 40 correos electrónicos al revés. Es casi imposible que alguien nuevo se una al hilo.

El tercer problema es la trazabilidad. Cuando una tarea se envía por correo electrónico, no se registra información como cuándo se realizó, quién la completó y a quién se reenvió. Seis meses después, cuando se les pregunta "¿por qué esta tarea llevó tanto tiempo?", nadie puede dar una respuesta clara. Pero en una plataforma como Taskdop, cada paso se registra en la línea de tiempo. Se registra todo el recorrido de una tarea, de principio a fin (quién la envió, adónde fue, cuándo fue aceptada, cuántas veces fue empujada).

El cuarto problema es la falta de priorización. Entre los 50 mensajes no leídos de tu bandeja de entrada, es difícil saber cuál es una tarea urgente. Todo el mundo marca todo como "importante". En Taskdop, cada tarea tiene un tiempo de espera, nivel de prioridad y fecha de vencimiento. Puede saber de un vistazo qué tarea es realmente urgente.

El quinto problema, y ​​quizás el más importante, es la responsabilidad poco clara. En el correo electrónico, una tarea se registra como "enviada a Alex", pero ¿Alex la aceptó? ¿Confirmaron que lo harían? Escribir "está bien" en un correo electrónico no significa que Alex haya asumido la tarea. En Taskdop, la tarea permanece en manos del remitente hasta que la acepta el destinatario. Este mecanismo elimina por completo los argumentos de "nunca asumí esa tarea".