Почему отслеживание задач по электронной почте перестает работать после 5 человек

Если у вас небольшая команда, электронная почта работает. Вы отправляете электронное письмо со словами «Можете ли вы это сделать?», вам отвечают «ОК», и задача выполняется. Но когда команда превышает 5 человек и все одновременно всем отправляют электронные письма, задачи начинают пропадать.

Первая проблема отслеживания задач по электронной почте — отсутствие прозрачности. Только отправитель и получатель знают, кому отправлена задача. Остальные члены команды не видят её. Один человек может отправить ту же задачу кому-то ещё, а двое — начать работать над ней параллельно. Вторая проблема — потеря контекста. Чтобы понять историю задачи в цепочке писем, иногда приходится читать 30–40 писем в обратном порядке. Новому участнику цепочки разобраться почти невозможно.

Третья проблема — отслеживаемость. Когда задача отправляется по электронной почте, информация о том, когда она была выполнена, кто ее выполнил и кому она была перенаправлена, не записывается. Спустя полгода на вопрос «почему эта задача заняла так много времени?» никто не может дать внятного ответа. Но на такой платформе, как Taskdop, каждый шаг записывается на временной шкале. Весь путь задачи от начала до конца — кто ее отправил, куда она пошла, когда была принята, сколько раз ее подталкивали — все записывается.

Четвертая проблема – отсутствие расстановки приоритетов. Среди 50 непрочитанных сообщений в вашем почтовом ящике сложно определить, какая задача является неотложной. Все отмечают все как «важное». В Taskdop у каждой задачи есть время ожидания, уровень приоритета и срок выполнения. С первого взгляда можно определить, какая задача действительно неотложна.

Пятая и, пожалуй, самая важная проблема – неясная ответственность. В электронном письме задача записана как «отправлена ​​Алексу», но принял ли Алекс ее? Они подтвердили, что сделают это? Написание «хорошо» в электронном письме не означает, что Алекс взял на себя задачу. В Taskdop задача остается у отправителя до тех пор, пока не будет принята получателем. Этот механизм полностью исключает аргументы «Я никогда не брал на себя эту задачу».