Pourquoi le suivi des tâches de courrier électronique cesse de fonctionner après 5 personnes

Si vous êtes une petite équipe, le courrier électronique fonctionne. Vous envoyez un e-mail disant « Pouvez-vous faire cela ? », ils répondent « d'accord » et la tâche est terminée. Mais lorsque l’équipe dépasse 5 personnes et que tout le monde envoie des emails à tout le monde simultanément, les tâches commencent à disparaître.

Le premier problème du suivi des tâches de messagerie est le manque de visibilité. Seuls l'expéditeur et le destinataire savent à qui une tâche a été envoyée. Les autres membres de l’équipe n’en ont aucune idée. Quelqu'un peut envoyer la même tâche à une autre personne, ou deux personnes peuvent commencer à travailler sur la même tâche en parallèle. Le deuxième problème est la perte de contexte. Comprendre l'historique d'une tâche dans un fil de discussion nécessite parfois de lire 30 à 40 e-mails à l'envers. Il est presque impossible qu'une nouvelle personne rejoigne le fil de discussion.

Le troisième problème est la traçabilité. Lorsqu'une tâche est envoyée par e-mail, les informations telles que la date à laquelle elle a été effectuée, qui l'a terminée et à qui elle a été transmise ne sont pas enregistrées. Six mois plus tard, à la question « pourquoi cette tâche a-t-elle pris autant de temps ? », personne ne peut donner de réponse claire. Mais sur une plateforme comme Taskdop, chaque étape est enregistrée dans la chronologie. L’intégralité du parcours d’une tâche du début à la fin – qui l’a envoyée, où elle est allée, quand elle a été acceptée, combien de fois elle a été poussée – tout est enregistré.

Le quatrième problème est le manque de priorités. Parmi les 50 messages non lus dans votre boîte de réception, il est difficile de dire lequel constitue une tâche urgente. Tout le monde considère tout comme « important ». Dans Taskdop, chaque tâche a un temps d'attente, un niveau de priorité et une date d'échéance. Vous savez d’un seul coup d’œil quelle tâche est vraiment urgente.

Le cinquième problème, et peut-être le plus important, est le manque de clarté des responsabilités. Dans l'e-mail, une tâche est enregistrée comme « envoyée à Alex », mais Alex l'a-t-il accepté ? Ont-ils confirmé qu'ils le feraient ? Écrire « ok » dans un e-mail ne signifie pas qu'Alex a accepté la tâche. Dans Taskdop, la tâche reste chez l'expéditeur jusqu'à son acceptation par le destinataire. Ce mécanisme élimine complètement les arguments « Je n’ai jamais accepté cette tâche ».