Por qué Kanban no es suficiente: el punto ciego del traspaso de tareas

Los tableros Kanban revolucionaron la gestión del trabajo. Ver en qué etapa se encuentra una tarea ahora es muy fácil. Pero hay una pregunta que Kanban no puede responder: ¿quién tiene actualmente esta tarea?

Cuando miras un tablero Kanban, ves una tarjeta en la columna "En progreso". Pero, ¿están trabajando en él tres personas o lleva una semana olvidado allí? Puede que haya un nombre en la tarjeta, pero eso no significa que esa persona haya aceptado la tarea. El mayor punto ciego de Kanban aparece durante la transferencia de tareas. Cuando una tarea pasa de Alex a Maya, esta transición generalmente se registra como un comentario o cambio de etiqueta en el tablero. Pero en la vida real, la transferencia de tareas es un proceso que requiere la aceptación de la otra parte.

El enfoque de Taskdop es diferente. Cuando una tarea se envía de una persona a otra, se registra como "aprobada". El remitente envía la tarea y permanece con él hasta que el destinatario la acepta. Si no se acepta, la tarea regresa. Este mecanismo elimina el problema común en los tableros Kanban de "arrastrar una tarjeta a otra columna y olvidarla". Gracias a la línea de tiempo, se registra cada momento del traspaso: quién lo envió, a quién, qué escribieron y cuándo fue aceptado.

El segundo punto ciego de Kanban es el tiempo de espera. ¿Cuánto tiempo lleva una tarjeta en "En progreso"? Para ver esto, debe abrir la tarjeta y verificar la fecha o utilizar una herramienta externa. En Taskdop, el tiempo de espera es visible en cada pantalla y en cada tarjeta. Puede ver instantáneamente cuántas horas o días han pasado en una tarea. Si una tarea ha estado esperando más de lo esperado, se activa el sistema de empuje.

El tercer punto ciego de Kanban es la distribución de la carga de trabajo. Kanban muestra cuántas tarjetas hay en una columna, pero ¿todas esas tarjetas pertenecen a la misma persona o están distribuidas entre diferentes personas? La vista de equipo de Taskdop muestra de un vistazo el recuento de tareas activas de cada miembro y la tarea pendiente más larga. Esta es una característica invaluable para los gerentes.