Por que o Kanban não é suficiente: o ponto cego da transferência de tarefas

Os quadros Kanban revolucionaram o gerenciamento do trabalho. Ver em que estágio uma tarefa está agora é muito fácil. Mas há uma pergunta que o Kanban não consegue responder: quem atualmente tem essa tarefa?

Ao olhar para um quadro Kanban, você vê um cartão na coluna “Em andamento”. Mas há três pessoas trabalhando nisso ou ficou esquecido lá por uma semana? Pode haver um nome no cartão, mas isso não significa que a pessoa aceitou a tarefa. O maior ponto cego do Kanban aparece durante a transferência de tarefas. Quando uma tarefa passa de Alex para Maya, essa transição geralmente é registrada como um comentário ou mudança de rótulo no quadro. Mas na vida real, a transferência de tarefas é um processo que requer aceitação da outra parte.

A abordagem do Taskdop é diferente. Quando uma tarefa é enviada de uma pessoa para outra, isso é registrado como uma “transferência”. A tarefa permanece com o remetente até que o destinatário a aceite; caso contrário, ela retorna. Esse mecanismo elimina o problema comum dos quadros Kanban: “arrastar um cartão para outra coluna e esquecê-lo”. Graças à linha do tempo, cada transferência é registrada: quem enviou, para quem, o que escreveu e quando foi aceita.

O segundo ponto cego do Kanban é o tempo de espera. Há quanto tempo um cartão está em "Em andamento"? Para ver isso, é necessário abrir o cartão e verificar a data ou usar uma ferramenta externa. No Taskdop, o tempo de espera é visível em todas as telas e em todos os cartões. Você pode ver instantaneamente quantas horas ou dias se passaram em uma tarefa. Se uma tarefa estiver esperando por mais tempo do que o esperado, o sistema de estímulo entra em ação.

O terceiro ponto cego do Kanban é a distribuição da carga de trabalho. Kanban mostra quantos cartões há em uma coluna, mas todos esses cartões são da mesma pessoa ou estão distribuídos entre pessoas diferentes? A visualização da equipe do Taskdop mostra rapidamente a contagem de tarefas ativas e as tarefas pendentes há mais tempo de cada membro. Este é um recurso inestimável para gerentes.