Pourquoi devriez-vous enregistrer l'historique des tâches terminées

Lorsqu’une tâche est terminée, la plupart des équipes considèrent que l’histoire est terminée. Mais l’historique d’une tâche terminée constitue la ressource d’apprentissage la plus précieuse pour les travaux futurs. Comment une tâche a progressé du début à la fin, où elle s'est bloquée, qui a pris quelles décisions : toutes ces informations constituent la mémoire collective d'une organisation.

La chronologie de Taskdop ne disparaît pas lorsqu’une tâche est terminée. Lorsqu’elle est marquée comme terminée, tout son historique — qui l’a envoyée, où elle est allée, combien de fois elle a été relancée, quelles notes ont été ajoutées et quand elle a été terminée — reste intact. Ces enregistrements permettent une analyse rétrospective si nécessaire. Six mois plus tard, lorsqu’un client demande « pourquoi cette tâche a-t-elle pris autant de temps ? », vous pouvez ouvrir la chronologie et présenter tout le processus étape par étape.

Une autre utilisation importante des documents historiques est l’amélioration des processus. En analysant quels types de tâches attendent le plus longtemps, quelles tâches s'accumulent et quels transferts créent des problèmes, vous pouvez optimiser les processus d'équipe. Par exemple, si les tâches envoyées à un service ont un temps d'attente moyen plus élevé que d'autres, il est peut-être temps de réévaluer la charge de travail de ce service. Taskdop fournit toutes les données nécessaires à une telle analyse dans un format structuré.

Les documents historiques offrent également une protection juridique et administrative. Lorsqu'un différend survient au sujet d'une tâche, qui a dit quoi et quand, et quelle décision a été prise à quel moment, est clair dans la chronologie. Ceci est particulièrement important pour les projets clients, les processus d’audit et les systèmes de gestion de la qualité. Une tâche non enregistrée, c'est comme si elle n'avait jamais eu lieu. Taskdop laisse une empreinte numérique prouvant que chaque tâche a bien été « effectuée ».

Enfin, l’historique des tâches terminées est précieux pour l’intégration de nouveaux membres de l’équipe. Un nouveau membre peut consulter le calendrier des tâches passées pour comprendre le fonctionnement de l'équipe. En voyant quels modèles ont été utilisés, quel style de communication a été adopté et comment les actions ont été prises dans diverses situations, ils s'adaptent beaucoup plus rapidement à l'équipe.