La différence entre attribuer et déléguer des tâches

Dans le monde des affaires, « attribuer » et « déléguer » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Il existe pourtant une différence fondamentale entre ces deux concepts qui détermine la qualité du travail en équipe.

L’attribution est unilatérale. Lorsqu’un responsable assigne une tâche, il ne vérifie pas que la personne l’accepte. La tâche est enregistrée comme « assignée » et chacun suppose qu’elle est prise en charge. Mais que se passe-t-il si la personne désignée l’ignore ou ne souhaite pas l’accepter ? Dans la plupart des outils de gestion des tâches, cela crée un problème de « fausse acceptation » : la tâche est attribuée, mais la personne n’en a même pas connaissance.

La délégation est mutuelle. Lorsqu'une tâche est confiée d'une personne à une autre, le destinataire doit l'accepter. La délégation est comme une passe au football : vous envoyez le ballon, mais la passe n'est complète que lorsque l'autre personne la contrôle. Le modèle de transfert de Taskdop repose exactement sur ce principe. Lorsqu'une tâche est envoyée à quelqu'un, elle reste chez l'expéditeur jusqu'à son acceptation. Cela évite les tâches « attribuées mais sans propriétaire ».

La deuxième caractéristique importante de la délégation est l'obligation de communiquer pendant le transfert. Lors de la délégation d’une tâche, la personne qui la confie doit rédiger une note. Cette note inclut l'état actuel, ce qui doit être fait et les éventuels bloqueurs. Ainsi, la personne qui prend la relève comprend le contexte sans avoir besoin d’une rencontre. Dans les modèles d’affectation, il arrive souvent qu’un simple nom change et que le contexte soit perdu.

La troisième différence concerne la responsabilité. Dans le modèle d’affectation, il n’est pas clair à qui s’adresser lorsqu’une tâche est retardée. La tâche est assignée, mais le responsable peut dire « Je n'ai jamais accepté cette tâche ». Dans le modèle de délégation, la chaîne est claire : celui qui assume actuellement la tâche est responsable. La personne qui a accepté la tâche est son propriétaire actuel. Cette clarté augmente la confiance de l'équipe et élimine les arguments « Je ne l'ai pas fait, ils étaient censés le faire ».