لماذا يتوقف تتبع مهام البريد الإلكتروني عن العمل بعد 5 أشخاص

إذا كنت فريقًا صغيرًا، فإن البريد الإلكتروني يعمل. ترسل بريدًا إلكترونيًا يقول "هل يمكنك القيام بذلك؟"، فيقولون "حسنًا"، وتتم المهمة. ولكن عندما يتجاوز عدد الفريق 5 أشخاص ويقوم الجميع بمراسلة الجميع عبر البريد الإلكتروني في وقت واحد، تبدأ المهام في الاختفاء.

المشكلة الأولى في تتبع مهام البريد الإلكتروني هي قلة الرؤية. يعرف المرسل والمستلم فقط الجهة التي تم إرسال المهمة إليها. أعضاء الفريق الآخرون ليس لديهم أي فكرة عن ذلك. قد يرسل شخص ما نفس المهمة إلى شخص آخر، أو قد يبدأ شخصان العمل على نفس المهمة بالتوازي. المشكلة الثانية هي فقدان السياق. يتطلب فهم سجل المهمة في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني أحيانًا قراءة 30-40 رسالة بريد إلكتروني بشكل عكسي. يكاد يكون من المستحيل أن ينضم شخص جديد إلى الموضوع.

المشكلة الثالثة هي إمكانية التتبع. عندما يتم إرسال مهمة عبر البريد الإلكتروني، لا يتم تسجيل معلومات مثل وقت الانتهاء ومن أكملها ومن تم إعادة توجيهها إليه. وبعد ستة أشهر، عندما سئل "لماذا استغرقت هذه المهمة كل هذا الوقت؟"، لا يستطيع أحد أن يعطي إجابة واضحة. ولكن على منصة مثل Taskdop، يتم تسجيل كل خطوة في المخطط الزمني. يتم تسجيل الرحلة الكاملة للمهمة من البداية إلى النهاية - من أرسلها، وأين ذهبت، ومتى تم قبولها، وعدد مرات دفعها - كل شيء.

المشكلة الرابعة هي عدم تحديد الأولويات. من بين 50 رسالة غير مقروءة في بريدك الوارد، من الصعب تحديد المهمة العاجلة. الجميع يضعون علامة على كل شيء على أنه "مهم". في Taskdop، كل مهمة لها وقت انتظار، ومستوى الأولوية، وتاريخ الاستحقاق. يمكنك أن تعرف في لمحة سريعة ما هي المهمة العاجلة حقًا.

المشكلة الخامسة وربما الأكثر أهمية هي عدم وضوح المسؤولية. في البريد الإلكتروني، يتم تسجيل المهمة على أنها "مرسلة إلى Alex"، ولكن هل قبلها Alex؟ هل أكدوا أنهم سيفعلون ذلك؟ كتابة "حسنًا" في رسالة بريد إلكتروني لا تعني أن Alex قد تولى المهمة. في Taskdop، تبقى المهمة مع المرسل حتى يقبلها المستلم. تزيل هذه الآلية تمامًا حجج "لم أتولى هذه المهمة مطلقًا".