Der Unterschied zwischen Zuweisen und Delegieren von Aufgaben

In der Geschäftswelt werden „Zuweisen“ und „Delegieren“ oft synonym verwendet. Dennoch gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen diesen beiden Konzepten, der die Qualität der Teamarbeit bestimmt.

Die Zuordnung ist einseitig. Wenn ein Manager jemandem eine Aufgabe zuweist, prüft er nicht, ob diese Person diese annimmt. Die Aufgabe wird als „zugewiesen“ erfasst und jeder geht davon aus, dass die Person sie hat. Was aber, wenn der Beauftragte es ignoriert? Oder will es nicht akzeptieren? In den meisten Aufgabenverwaltungstools führt dies zu einem Problem der „falschen Akzeptanz“. Die Aufgabe wird jemandem zugewiesen, aber diese Person ist sich dessen nicht einmal bewusst.

Delegation beruht auf Gegenseitigkeit. Wird eine Aufgabe von einer Person an eine andere übergeben, muss der Empfänger sie annehmen. Delegation ist wie ein Pass im Fußball: Der Ball wird gespielt, aber der Pass ist erst abgeschlossen, wenn die andere Person ihn kontrolliert. Taskdops Übergabemodell basiert genau auf diesem Prinzip. Wird eine Aufgabe gesendet, bleibt sie beim Absender, bis sie angenommen wird. So werden „zugewiesene, aber verantwortungslose“ Aufgaben verhindert.

Das zweite wichtige Merkmal der Delegation ist die Anforderung, während der Übergabe zu kommunizieren. Beim Delegieren einer Aufgabe muss die übergebende Person eine Notiz verfassen. Dieser Hinweis enthält den aktuellen Status, die zu erledigenden Maßnahmen und eventuelle Blockaden. Auf diese Weise versteht die übernehmende Person den Kontext, ohne dass ein Treffen erforderlich ist. In Zuweisungsmodellen ändert sich oft nur ein Name und der Kontext geht verloren.

Der dritte Unterschied betrifft die Verantwortlichkeit. Im Zuweisungsmodell ist unklar, wen man fragen soll, wenn sich eine Aufgabe verzögert. Die Aufgabe ist zugewiesen, aber der Beauftragte kann sagen: „Ich habe diese Aufgabe nie angenommen.“ Im Delegationsmodell ist die Kette klar: Verantwortlich ist, wer gerade die Aufgabe hat. Die Person, die die Aufgabe angenommen hat, ist ihr aktueller Eigentümer. Diese Klarheit erhöht das Vertrauen im Team und eliminiert „Ich habe es nicht getan, sie hätten es tun sollen“-Argumente.