So funktioniert Taskdop: Schritt-für-Schritt-erster Arbeitsablauf

Der beste Weg, Taskdop zu verstehen, besteht darin, einen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende zu verfolgen. In diesem Artikel gehen wir jeden Schritt von der Aufgabenerstellung bis zum Abschluss durch. Das Kernkonzept von Taskdop ist die Übergabe – die Weitergabe einer Aufgabe von einer Person an eine andere, genau wie bei einem Fußball.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Aufgabe

Alles beginnt mit der Erstellung einer Aufgabe. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ wird ein zweistufiges Modal geöffnet. Im ersten Schritt definieren Sie die Aufgabe: Titel (erforderlich), Beschreibung (optional), Fälligkeitsdatum (optional), Tag/Projekt und Anhänge. Der Titel sollte ein kurzer, klarer Satz sein, der die Aufgabe beschreibt. In der Beschreibung können Sie Details, zu erledigende Aufgaben und eventuelle Referenzen hinzufügen. Im zweiten Schritt wählen Sie aus, an wen Sie die Aufgabe senden möchten. Sie können unter Ihren Teamkollegen suchen und die Person mithilfe der automatischen Vervollständigung schnell finden.

Schritt 2: Senden Sie die Aufgabe

Nachdem Sie die Person ausgewählt haben, müssen Sie ihr eine Notiz schreiben. Diese Notiz ist Pflicht: Beim Senden einer Aufgabe müssen Sie erklären, warum Sie sie senden und was Sie erwarten. Sie können außerdem das erwartete Ergebnis (optional) und die Benachrichtigungsregel (sofort, einmal täglich oder benutzerdefiniert) festlegen. Nach Klick auf „Senden“ wird die Aufgabe zugestellt und offiziell „übergeben“. Sie erscheint im „Gesendet“-Tab des Absenders und im „Eingang“-Tab des Empfängers im Task Desk.

Schritt 3: Akzeptieren Sie die Aufgabe

Der Empfänger sieht die eingehende Aufgabe und hat drei Möglichkeiten: Annehmen, Zurückgeben oder Weiterleiten. Wenn sie annehmen, geht die Aufgabe offiziell in ihre Verantwortung über. Ab diesem Zeitpunkt startet der Wartezeitzähler. Bei Rücksendung geht die Aufgabe mit einer Notiz an den Absender zurück. Wenn sie es weiterleiten, geben sie es an jemand anderen weiter. In jedem Fall wird der Zeitleiste eine Aufzeichnung hinzugefügt: Wer, zu wem, wann und mit welcher Notiz.

Schritt 4: Verfolgen und anstupsen

Wenn eine Aufgabe schon eine Weile bei derselben Person wartet, kann der Absender auf „Erinnern“ klicken. Wählen Sie eine Vorlage („Wie ist der aktuelle Stand?“, „Kann das heute abgeschlossen werden?“, „Gibt es Blocker?“) oder schreiben Sie eine eigene Nachricht. Sie können außerdem eine Prioritätsstufe (Normal / Wichtig / Kritisch) und bei Bedarf eine Antwortfrist festlegen. Die Erinnerung wird in der Zeitleiste erfasst und der Empfänger benachrichtigt.

Schritt 5: Abschließen

Wenn die Aufgabe erledigt ist, klickt die verantwortliche Person auf „Abschließen“. Die Aufgabe wird als abgeschlossen markiert und verschwindet aus dem Task Desk, ihr Verlauf bleibt jedoch erhalten. Alle Einträge der Zeitleiste – Erstellung, Versand, Annahme, Erinnerungen und Weiterleitungen – bleiben bestehen. Sie können jederzeit darauf zugreifen und vergangene Aufgaben prüfen.

Das Schöne an Taskdop ist seine Einfachheit. Keine komplexen Arbeitsabläufe, automatischen Regeln oder teuren Integrationen. Nehmen Sie einfach eine Aufgabe an, erledigen Sie sie, geben Sie sie weiter. Aber hinter dieser Einfachheit verbirgt sich ein System, bei dem jeder Schritt aufgezeichnet wird, jede Verantwortung klar ist und keine Aufgabe jemals verloren geht.