Cómo funciona Taskdop: primer flujo de trabajo paso a paso

La mejor manera de entender Taskdop es seguir un flujo de trabajo de principio a fin. En este artículo, recorreremos cada paso desde la creación de la tarea hasta su finalización. El concepto central de Taskdop es el traspaso: pasar una tarea de una persona a otra, como un balón de fútbol.

Paso 1: crea una tarea

Todo comienza con la creación de una tarea. Al hacer clic en el botón "Nueva tarea" se abre un modo de dos pasos. En el primer paso, define la tarea: título (obligatorio), descripción (opcional), fecha de entrega (opcional), etiqueta/proyecto y archivos adjuntos. El título debe ser una frase breve y clara que describa la tarea. En la descripción, puede agregar detalles, lo que se debe hacer y cualquier referencia. Pasando al segundo paso, selecciona a quién enviar la tarea. Puedes buscar entre tus compañeros de equipo y encontrar a la persona rápidamente con el autocompletado.

Paso 2: envía la tarea

Después de seleccionar a la persona, debes escribirle una nota. Esta nota es obligatoria: al enviar una tarea, debes explicar por qué la envías y qué esperas. También puede configurar el resultado esperado (opcional) y la regla de notificación (notificar ahora/una vez al día/personalizado). Cuando presionas enviar, la tarea se entrega. La tarea ahora está oficialmente "aprobada". Aparece en la pestaña "Enviados" del remitente y en la pestaña "Entrante" del destinatario en su Escritorio de tareas.

Paso 3: Acepta la tarea

El destinatario ve la tarea entrante y tiene tres opciones: Aceptar, Devolver o Reenviar. Cuando aceptan, la tarea pasa oficialmente a ser su responsabilidad. El contador del tiempo de espera comienza a partir de este momento. Si lo devuelven, la tarea vuelve al remitente con una nota. Si lo reenvían, se lo pasan a otra persona. En todos los casos, se añade un registro a la línea de tiempo: quién, para quién, cuándo y con qué nota.

Paso 4: seguir y empujar

Si una tarea ha estado esperando con la misma persona durante un tiempo, el remitente puede hacer clic en el botón "Empujar" para enviar un recordatorio. Durante el empujón, puede seleccionar entre plantillas ya preparadas ("¿Qué es lo último?", "¿Se puede cerrar esto hoy?", "¿Algún bloqueador?") o escribir un mensaje personalizado. También puede establecer un nivel de prioridad (Normal/Importante/Crítico) y definir un plazo de respuesta si es necesario. El empujón también se registra en la línea de tiempo y se envía una notificación al destinatario.

Paso 5: completar

Cuando finaliza la tarea, la persona responsable hace clic en el botón "Completar". La tarea ahora se marca como completada y desaparece del escritorio de tareas. Pero su historia no desaparece. Todos los registros en la línea de tiempo (creación, envío, aceptación, empujones, reenvíos) permanecen intactos. Puede acceder a estos registros en cualquier momento y revisar tareas pasadas.

La belleza de Taskdop es su simplicidad. Sin flujos de trabajo complejos, reglas automáticas ni integraciones costosas. Simplemente toma una tarea, hazla, pásala. Pero detrás de esta simplicidad se esconde un sistema en el que cada paso se registra, cada responsabilidad está clara y nunca se pierde ninguna tarea.