Como funciona o Taskdop: primeiro fluxo de trabalho passo a passo

A melhor maneira de entender o Taskdop é seguir um fluxo de trabalho do início ao fim. Neste artigo, percorreremos todas as etapas, desde a criação até a conclusão da tarefa. O conceito central do Taskdop é a transferência – passar uma tarefa de uma pessoa para outra, como uma bola de futebol.

Etapa 1: crie uma tarefa

Tudo começa com a criação de uma tarefa. Clicar no botão "Nova tarefa" abre um modal de duas etapas. Na primeira etapa você define a tarefa: título (obrigatório), descrição (opcional), prazo (opcional), tag/projeto e anexos. O título deve ser uma frase curta e clara descrevendo a tarefa. Na descrição você pode adicionar detalhes, o que precisa ser feito e quaisquer referências. Passando para a segunda etapa, você seleciona para quem enviar a tarefa. Você pode pesquisar entre seus colegas de equipe e encontrar a pessoa rapidamente com o preenchimento automático.

Passo 2: Envie a tarefa

Depois de selecionar a pessoa, você precisa escrever uma nota para ela. Essa nota é obrigatória: ao enviar uma tarefa, explique por que está enviando-a e o que espera. Você também pode definir o resultado esperado (opcional) e a regra de notificação (agora, uma vez por dia ou personalizada). Ao clicar em enviar, a tarefa é entregue e oficialmente “transferida”. Ela aparece na guia “Enviadas” do remetente e na guia “Recebidas” do destinatário em sua Mesa de Tarefas.

Etapa 3: aceite a tarefa

O destinatário vê a tarefa recebida e tem três opções: Aceitar, Devolver ou Encaminhar. Quando aceitam, a tarefa passa oficialmente a ser sua responsabilidade. O contador do tempo de espera começa a partir deste momento. Se eles devolverem, a tarefa volta para o remetente com uma nota. Se eles encaminharem, eles passarão para outra pessoa. Em todos os casos, um registro é adicionado à linha do tempo: quem, para quem, quando e com que nota.

Etapa 4: rastrear e cutucar

Se uma tarefa estiver aguardando a mesma pessoa há algum tempo, o remetente pode clicar em “Lembrar” para enviar uma mensagem. Escolha um modelo pronto (“Qual é a novidade?”, “Podemos encerrar isso hoje?”, “Algum bloqueio?”) ou escreva uma mensagem personalizada. Você também pode definir a prioridade (Normal / Importante / Crítico) e um prazo de resposta. O lembrete é registrado na linha do tempo e o destinatário recebe uma notificação.

Etapa 5: Concluir

Quando a tarefa é concluída, a pessoa responsável clica em “Concluir”. A tarefa é marcada como concluída e desaparece da Mesa de Tarefas, mas seu histórico permanece. Todos os registros da linha do tempo — criação, envio, aceitação, lembretes e encaminhamentos — continuam intactos. Você pode acessá-los a qualquer momento e revisar tarefas anteriores.

A beleza do Taskdop é sua simplicidade. Sem fluxos de trabalho complexos, regras automáticas ou integrações caras. Basta pegar uma tarefa, executá-la e passá-la adiante. Mas por trás desta simplicidade existe um sistema onde cada passo é registado, cada responsabilidade é clara e nenhuma tarefa se perde.