Comment fonctionne Taskdop : premier workflow étape par étape

La meilleure façon de comprendre Taskdop est de suivre un workflow du début à la fin. Dans cet article, nous passerons en revue chaque étape depuis la création de la tâche jusqu'à son achèvement. Le concept principal de Taskdop est le transfert : transmettre une tâche d'une personne à une autre, tout comme un ballon de football.

Étape 1 : Créer une tâche

Tout commence par la création d'une tâche. Cliquer sur le bouton « Nouvelle tâche » ouvre un modal en deux étapes. Dans la première étape, vous définissez la tâche : titre (obligatoire), description (facultatif), date d'échéance (facultatif), balise/projet et pièces jointes. Le titre doit être une phrase courte et claire décrivant la tâche. Dans la description, vous pouvez ajouter des détails, ce qui doit être fait et des références éventuelles. En passant à la deuxième étape, vous sélectionnez à qui envoyer la tâche. Vous pouvez effectuer une recherche parmi vos coéquipiers et trouver rapidement la personne grâce à la saisie semi-automatique.

Étape 2 : envoyer la tâche

Après avoir sélectionné la personne, vous devez lui écrire une note. Cette note est obligatoire : lors de l’envoi d’une tâche, vous devez expliquer pourquoi vous l’envoyez et ce que vous attendez. Vous pouvez également définir le résultat attendu (facultatif) et la règle de notification (notifier maintenant / une fois par jour / personnalisée). Lorsque vous cliquez sur Envoyer, la tâche est transmise. Elle apparaît alors dans l’onglet « Envoyées » de l’expéditeur et dans l’onglet « Reçues » du destinataire, sur son Bureau des tâches.

Étape 3 : Acceptez la tâche

Le destinataire voit la tâche entrante et dispose de trois options : Accepter, Retourner ou Transférer. Lorsqu’ils acceptent, la tâche devient officiellement leur responsabilité. Le compteur du temps d'attente démarre à partir de ce moment. S'ils le renvoient, la tâche revient à l'expéditeur avec une note. S'ils le transmettent, ils le transmettent à quelqu'un d'autre. Dans tous les cas, un enregistrement est ajouté à la chronologie : qui, à qui, quand et avec quelle note.

Étape 4 : suivre et relancer

Si une tâche attend depuis un certain temps chez la même personne, l’expéditeur peut cliquer sur le bouton « Relance » pour envoyer un rappel. Lors de la relance, vous pouvez choisir un modèle prêt à l’emploi (« Quelles sont les dernières nouvelles ? », « Cette tâche peut-elle être terminée aujourd’hui ? », « Y a-t-il un blocage ? ») ou rédiger un message personnalisé. Vous pouvez également définir un niveau de priorité (Normal / Important / Critique) et un délai de réponse. La relance est enregistrée dans la chronologie et une notification est envoyée au destinataire.

Étape 5 : Terminer

Lorsque la tâche est terminée, la personne responsable clique sur le bouton « Terminer ». La tâche est maintenant marquée comme terminée et disparaît du Bureau des tâches. Mais son histoire ne disparaît pas. Tous les enregistrements de la chronologie (création, envoi, acceptation, relances, transferts) restent intacts. Vous pouvez accéder à ces enregistrements à tout moment et consulter les tâches passées.

La beauté de Taskdop est sa simplicité. Pas de flux de travail complexes, de règles automatiques ou d'intégrations coûteuses. Prenez simplement une tâche, faites-la, transmettez-la. Mais derrière cette simplicité se cache un système dans lequel chaque étape est enregistrée, chaque responsabilité est claire et aucune tâche n'est jamais perdue.