أفضل طريقة لفهم Taskdop هي متابعة سير العمل من البداية إلى النهاية. في هذه المقالة، سنتعرف على كل خطوة بدءًا من إنشاء المهمة وحتى اكتمالها. المفهوم الأساسي لـ Taskdop هو عملية التسليم - تمرير مهمة من شخص إلى آخر، تمامًا مثل كرة القدم.
الخطوة 1: إنشاء مهمة
يبدأ كل شيء بإنشاء مهمة. يؤدي النقر على زر «مهمة جديدة» إلى فتح نافذة من خطوتين. في الخطوة الأولى، تحدد المهمة: العنوان (إلزامي)، والوصف (اختياري)، وتاريخ الاستحقاق (اختياري)، والوسم/المشروع، والمرفقات. يجب أن يكون العنوان جملة قصيرة وواضحة تصف المهمة. ويمكنك إضافة التفاصيل وما يجب إنجازه وأي مراجع في الوصف. في الخطوة الثانية، تختار الشخص الذي سترسل إليه المهمة. يمكنك البحث بين أعضاء فريقك والعثور عليه بسرعة عبر الإكمال التلقائي.
الخطوة 2: إرسال المهمة
بعد اختيار الشخص، عليك كتابة ملاحظة له. هذه الملاحظة إلزامية: عند إرسال مهمة، يجب توضيح سبب إرسالها وما تتوقعه. يمكنك أيضًا تحديد الناتج المتوقع (اختياريًا) وقاعدة الإشعارات (إشعار فوري أو مرة يوميًا أو مخصصة). عند الضغط على «إرسال»، تُسلَّم المهمة وتصبح «مُسلَّمة» رسميًا. تظهر في علامة «المرسلة» لدى المرسل وعلامة «الواردة» لدى المستلم في مكتب المهام.
الخطوة 3: قبول المهمة
يرى المستلم المهمة الواردة ولديه ثلاثة خيارات: قبول أو إرجاع أو إعادة توجيه. وعندما يقبلون، تصبح المهمة رسميًا مسؤوليتهم. يبدأ عداد وقت الانتظار من هذه اللحظة. إذا أعادوها، تعود المهمة إلى المرسل مع ملاحظة. إذا قاموا بإرسالها، فإنهم ينقلونها إلى شخص آخر. في كل حالة، تتم إضافة سجل إلى المخطط الزمني: من ولمن ومتى وبأي ملاحظة.
الخطوة 4: التتبع والتذكير
إذا كانت هناك مهمة تنتظر مع نفس الشخص لفترة من الوقت، فيمكن للمرسل النقر فوق الزر "دفع" لإرسال تذكير. أثناء التذكير، يمكنك الاختيار من القوالب الجاهزة ("ما هو الأحدث؟"، "هل يمكن إغلاق هذا اليوم؟"، "هل هناك أدوات حظر؟") أو كتابة رسالة مخصصة. يمكنك أيضًا تعيين مستوى الأولوية (عادي / مهم / حرج) وتحديد إطار زمني للاستجابة إذا لزم الأمر. يتم أيضًا تسجيل التذكير في المخطط الزمني ويتم إرسال إشعار إلى المستلم.
الخطوة 5: أكمل
عند الانتهاء من المهمة، يقوم الشخص المسؤول بالنقر فوق الزر "إكمال". تم الآن وضع علامة على المهمة كمكتملة وتختفي من مكتب المهام. لكن تاريخها لا يختفي. تظل جميع السجلات الموجودة في المخطط الزمني — الإنشاء، والإرسال، والقبول، والتذكيرات، وإعادة التوجيه — سليمة. يمكنك الوصول إلى هذه السجلات في أي وقت ومراجعة المهام السابقة.
جمال Taskdop هو بساطته. لا توجد مسارات عمل معقدة، أو قواعد تلقائية، أو عمليات تكامل باهظة الثمن. فقط خذ مهمة، افعلها، مررها. ولكن وراء هذه البساطة يكمن نظام حيث يتم تسجيل كل خطوة، وكل مسؤولية واضحة، ولا تضيع أي مهمة على الإطلاق.
ملخص
يعمل Taskdop في 5 خطوات: الإنشاء، الإرسال، القبول، التتبع، الإكمال. يتم تسجيل كل خطوة في المخطط الزمني ولكل مهمة مالك.
ابدأ سير عملك الأول اليوم
قم بإعداد تتبع المهام في 5 دقائق باستخدام Taskdop وابدأ في استخدامه على الفور.
ابدأ مجانًا